Una factura de catering se escribe distinto a cualquier otra, y la razón es que el dinero se mueve antes del trabajo: tú compras el alimento y contratas al personal días antes de que alguien se siente a comer. Por eso en este oficio casi nunca hay una sola factura, sino dos —el anticipo que reserva la fecha y la factura final que cobra el saldo—, y el número que se factura no es el de los invitados que llegaron sino el conteo garantizado que el cliente confirmó por escrito. Abajo están los cinco datos que distinguen esta factura, los dos ejemplos ya llenos para copiar, y cómo escribir el cargo por servicio, el impuesto y el anticipo sin que se te pierda ninguno.
Los cinco datos que distinguen una factura de catering
Todo lo que lleva cualquier factura —tu negocio, el cliente, un número consecutivo, la fecha de emisión, una fecha de vencimiento concreta, el detalle con cantidad y precio, el total y las instrucciones de pago— lo explica paso por paso la guía de cómo hacer una factura. Estos cinco son los que un cliente de catering busca primero y los que, cuando faltan, regresan la factura:
| Dato | Por qué importa |
|---|---|
| Fecha y hora del evento, no la de la cocina | El cliente archiva por evento, no por proveedor. Una boda, una graduación y una junta de consejo se pagan de presupuestos distintos, y quien aprueba el pago busca la fecha del evento para ubicar tu factura. Pon también la hora de servicio: es lo que distingue dos eventos del mismo cliente el mismo fin de semana. |
| El lugar donde se sirve | La dirección del evento, que casi nunca es la del cliente que paga. Si el evento fue en un salón o en un hotel, el nombre del lugar vale más que la calle: es como lo tiene registrado el cliente, y es el dato que el salón te va a pedir si alguna vez hay que aclarar algo del montaje. |
| El conteo garantizado que se facturó | El número de invitados confirmado por escrito, con la fecha en que se confirmó: «conteo garantizado 120, confirmado el 7 de febrero». Es el dato que sostiene el monto completo de tu factura si al evento llegaron noventa personas, y sin él esa conversación la pierdes tú. |
| El precio por persona de cada menú | Nunca un monto global. El cliente quiere poder multiplicar: 120 × $38. Y si hubo dos menús —el de adultos y el infantil, el regular y el vegetariano— van en líneas separadas con su propio conteo y su propio precio, porque es la única forma de que el total se pueda verificar sin llamarte. |
| El cargo por servicio, en su propia línea | Si cobras un porcentaje por el personal y el montaje, se escribe aparte con su porcentaje a la vista, no escondido dentro del precio por persona. Un cliente corporativo lo va a pedir desglosado de todas formas, y en varios estados ese cargo se trata distinto que el menú para el impuesto sobre la venta. |
Las rentas son el sexto dato cuando aplican: mesas, sillas, mantelería, loza, carpa. Cada renta va en su línea, separada del menú. No es burocracia —es que la renta se cotiza por pieza y el menú por persona, y mezclarlos hace imposible revisar la factura. Si quieres el formato base en limpio, la plantilla de factura trae los nueve campos obligatorios y ejemplos de línea por oficio.
El anticipo: dos facturas, no un descuento
En catering el anticipo no es una cortesía, es lo que financia el evento. Entre 25% y 50% para apartar la fecha es la práctica normal, y existe porque el gasto va por delante: el alimento se compra con días de anticipación, el personal se contrata, y si el cliente cancela la semana del evento esa compra ya no se deshace. La guía de la SBA sobre el manejo de las finanzas del negocio trata justamente ese desfase entre lo que pagas y lo que cobras (la página está en inglés); en catering es la regla, no la excepción.
La forma correcta de cobrarlo es con su propia factura, con su propio número, y no como un descuento en la factura del final. Dos pagos, dos documentos, cada uno con su respaldo: así el anticipo queda cobrado y registrado aunque el evento se mueva de fecha, y la factura final solo tiene que cobrar el saldo y mencionar el número de la del anticipo. Y una nota de impuestos que sorprende a mucha gente el primer año: el anticipo es ingreso cuando lo recibes, no cuando se sirve la comida. El Publication 334 del IRS, la guía de impuestos para negocios pequeños, explica cómo se reportan los ingresos del negocio (en inglés); conviene leerlo antes de cerrar el año con anticipos de eventos que todavía no ocurrieron.
Fíjate en lo que hace esta factura además de cobrar: deja por escrito el presupuesto estimado, el conteo sobre el que se calculó y la fecha límite del conteo garantizado. Esas tres líneas son las que evitan la discusión de febrero. Lo que el anticipo no debe hacer es prometer un total final: el total depende del conteo que todavía no existe, y escribirlo como definitivo te amarra a un número que calculaste en enero.
El conteo garantizado: el número que de verdad se factura
Es el concepto que más dinero decide en este oficio y el que casi nunca está por escrito. El conteo garantizado es el número de invitados que el cliente confirma unos días antes del evento —entre 3 y 7 días es lo común— y que se factura completo aunque lleguen menos personas. No es una penalización: es que a partir de ese número compras el alimento, rentas la loza y llamas al personal, y nada de eso se devuelve el lunes.
Para que funcione tiene que estar en el contrato con tres cosas: el número, la fecha límite para confirmarlo, y qué pasa si el cliente no confirma (lo normal es que entonces se factura el conteo del presupuesto original). Después va escrito en la factura final, con la fecha de la confirmación. Y si llegan más invitados que los garantizados, los adicionales se cobran al mismo precio por persona, en su propia línea: el cliente lo acepta sin discutir cuando el precio es el mismo que ya aprobó.
Guarda la confirmación junto con la factura. Un correo del cliente que diga «confirmamos 120 invitados» es el respaldo de la diferencia entre lo que facturaste y lo que se sirvió, y el IRS espera que puedas sostener tus ingresos con documentos: el capítulo de registros contables del IRS explica qué se considera respaldo suficiente (en inglés). En catering esos documentos son el contrato, la confirmación del conteo y la factura.
Ejemplo lleno: la factura final del evento
Esta es la que se manda después del evento. Cobra el saldo, así que tiene que mostrar de dónde sale: el menú por persona sobre el conteo garantizado, las rentas, el cargo por servicio, el impuesto, y el anticipo que ya pagó con el número de su factura.
Tres detalles del formato que valen el trabajo. El primero: el menú va con el conteo en la columna de cantidad y el precio por persona al lado, para que el cliente multiplique y verifique. El segundo: los dos menús y los invitados adicionales van en líneas separadas —112 + 8 + 4 = 124 personas servidas sobre 120 garantizadas— y así la factura se explica sola. El tercero: el anticipo aparece con el número de su factura, no como un descuento anónimo; quien aprueba el pago tiene que poder encontrar ese cobro anterior en su propio sistema.
Sobre el orden del cargo por servicio y el impuesto: aquí el cargo por servicio va sobre el subtotal y el impuesto se calcula después, pero qué queda gravado es una decisión de tu estado, no del formato. En varios estados el cargo por servicio obligatorio causa impuesto; en otros no, y la renta de equipo a veces se grava distinto que el alimento. Resuélvelo una vez con tu contador y deja la fórmula fija en tu plantilla.
Cargo por servicio, propina y el personal que contratas
El cargo por servicio y la propina no son lo mismo y conviene no mezclarlos nunca en la factura. El cargo por servicio es un porcentaje que tú defines —en eventos con personal es común entre 18% y 22%—, está en el contrato y el cliente lo paga obligatoriamente. La propina es voluntaria y la deja el cliente si quiere. Escribe el cargo en su propia línea con el porcentaje a la vista, y di en el contrato qué cubre: si va al personal, si cubre el montaje, o si es un cargo del negocio. Un cliente que cree que el 20% era propina y descubre que no, no vuelve a contratarte.
La distinción importa más allá del documento, porque el trato fiscal de un cargo obligatorio y de una propina voluntaria no es igual, y de eso dependen la nómina y el impuesto sobre la venta. Es una de las dos o tres cosas que vale la pena resolver con un contador antes del primer evento grande.
Y el punto que más seguido se resuelve mal: el personal del evento. Que le llames «contratista» al mesero que contratas para un sábado no lo convierte en uno. La diferencia entre empleado y contratista independiente la definen los criterios del IRS —quién dirige el trabajo, quién pone las herramientas, cómo es la relación— y no el acuerdo verbal ni la forma en que le pagas (en inglés). En catering es un tema vigilado, porque el personal de evento trabaja en tu horario, en tu montaje y con tu equipo, lo cual apunta hacia empleado más que hacia contratista. Tiene consecuencias de impuestos, de nómina y de seguro: consúltalo con un contador antes de crecer el equipo, no después.
Impuesto, permisos y los papeles que te van a pedir
El impuesto sobre la venta. El catering es de los casos donde más seguido aplica: la comida preparada y servida suele ser gravable incluso en estados donde el alimento del supermercado no lo es. Pero no hay regla nacional, y cada estado decide qué parte del servicio grava —el menú, la renta de equipo, el cargo por servicio y la entrega pueden tratarse distinto—. Dos preguntas que conviene resolver antes de cotizar: si tu estado grava el cargo por servicio, y si el cliente es una organización exenta —una iglesia, una escuela, una organización sin fines de lucro—, porque entonces necesitas su certificado de exención en el expediente antes de facturar sin impuesto. Facturar sin impuesto sin tener ese papel es un problema que aparece un año después, en una auditoría del estado. Confírmalo con el departamento de ingresos de tu estado o con tu contador.
Los permisos. Un permiso de manejo de alimentos y la licencia de la cocina donde preparas son requisitos del condado o del estado, no federales, y cambian de un lugar a otro: lo que basta en un condado no necesariamente basta en el de al lado, y un evento en una ciudad nueva puede requerir un permiso temporal propio. Pregúntalo en el departamento de salud de tu condado antes de cotizar un evento fuera de tu zona. El salón o el lugar casi siempre va a pedir además constancia de seguro de responsabilidad civil, y muchos piden que los nombren como asegurado adicional en la póliza.
El W-9. De un cliente empresa —una oficina, un hotel, una agencia que organiza el evento— casi siempre vas a recibir la solicitud de un Formulario W-9 antes del primer pago, y al cierre del año ese cliente te reportará lo que te pagó. Ténlo lleno y guardado antes de facturar: es de las cosas que detienen un pago entero por un trámite de cinco minutos. Y a fin de año revisa que lo reportado coincida con tus registros, porque la diferencia la vas a tener que explicar tú. Si un cliente corporativo se atrasa, la guía de cómo cobrar a un cliente que no paga trae la escalera con fechas y los mensajes para cada escalón.
Haz tus facturas de catering gratis
Una plantilla en Word sirve para el primer evento y para uno a la vez. Cuando tienes tres eventos del mismo mes con anticipos cobrados en fechas distintas, el trabajo de oficina empieza a pesar: acordarte de qué anticipo ya entró, qué saldo falta, cuál conteo se confirmó y qué número de factura usaste la última vez. Con una cuenta gratis de InvoiceBloom guardas a cada cliente una vez, la numeración avanza sola, los totales y el impuesto se calculan al escribir, eliges el diseño del PDF y envías la factura por correo desde la misma pantalla, con el estado de cada pago a la vista. Es 100% gratis, con facturas ilimitadas y sin tarjeta de crédito: el único costo de toda la plataforma es una cuota de plataforma del 0.5% si decides cobrar en línea con tarjeta a través de Stripe, además de la tarifa normal de Stripe.
Dos cosas que conviene saber antes de mudar tu facturación de eventos: los montos se manejan en dólares, y la aplicación no lleva por ti el control de anticipos ni de saldos por evento —el anticipo se cobra con su propia factura, como en el primer ejemplo, y en la factura final escribes el saldo con la referencia del cobro anterior en la descripción de la línea—. Si solo necesitas la factura de hoy, empieza por el generador de facturas —descarga el PDF terminado sin cuenta y sin dar tu correo— y crea la cuenta después.
Una nota sobre los números: los precios de los ejemplos son formato, no una referencia de cuánto cobrar. Lo que se cobra por persona, por una renta o por el montaje depende de tu ciudad, del tipo de evento y de si trabajas directo con el cliente o a través de un salón. Y nada de lo de arriba es asesoría legal ni fiscal: el impuesto sobre la venta, el trato del cargo por servicio, los permisos de alimentos y la clasificación del personal se definen estado por estado, así que confirma lo tuyo con tu contador o con un abogado de tu estado.